การบริหาร Attrition และ Benefit

“Attrition”

(อ่านว่าอะทริชเชิน) แปลว่า การลดลงของขนาดหรือจํานวนคน (แรงงานคน) เป็นคําที่วงการ HR สมัยใหม่ใช้กัน หมายถึง การลาออกของคน (พนักงาน) ในองค์กร จริงๆ แล้วคํานี้แรกเริ่มเดิมใช้อยู่ ในแวดวงนักประชากรศาสตร์ เพื่อรายงานการสํารวจการเคลื่อนย้ายของประชากร แต่ในระยะหลังบรรดาองค์กรข้ามชาติและบริษัทที่ปรึกษาชั้นนําได้นําศัพท์คําว่า “Attrition Rate” มาใช้กันอย่างกว้างขวาง ซึ่งหมายถึง อัตราการลาออกของพนักงานในองค์กรนั่นเอง

คนในกลุ่มวิชาชีพด้านทรัพยากรบุคคล หรือ ด้าน HR มักจะคุ้นเคยกับคําว่า Turnover Rate ซึ่งมีความหมายคล้ายกัน คือ อัตราการหมุนเวียน (เข้า-ออก) ของ พนักงาน แต่มีรากศัพท์ดูจะออกแนวบริหารธุรกิจมากกว่าบริหารคนไปหน่อย เพราะ คําว่า Turnover หมายถึง ผลประกอบการกําไร-ขาดทุนอีกด้วย และเนื่องจากคําว่า Turnover Rate หมายถึง อัตราหมุนเวียน (เข้า-ออก) ของพนักงาน เวลาใช้จริง จึงมีคําว่า “Turnover In” หมายถึง อัตราการหาคนเข้ามาในองค์กร และ “Turnover Out” หมายถึง อัตราการไหลออกหรือลาออกของพนักงาน

สรุปว่า Attrition Rate กับ Turnover Rate มีความหมายคล้ายกัน สามารถเลือกใช้ตัวใดตัวหนึ่งได้ การบริหารคนให้มีอัตราการลาออกที่เหมาะสม ถือเป็นเรื่องสําคัญที่ต้องบริหารจัดการอย่างถูกต้อง เพราะอัตราการลาออกเป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิผลของการบริหารคนหลายประเด็น อาทิ

  • ความสามารถในการคัดเลือกคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับงานและวัฒนธรรมองค์กร หากระบบกลั่นกรองไม่มีประสิทธิผล ก็รับคนที่ไม่ใช่เข้ามา ไม่ช้าเขาก็ต้องลาออกหรือถูกให้ออกจากงานและองค์กรไป
  • ประสิทธิผลของระบบการจูงใจและรักษาคน ระบบการจูงใจให้รางวัลการบริหารผลงานที่ไม่เหมาะสมเป็นธรรม ก็จะส่งผลกระทบต่อขวัญกําลังใจและนําไปสู่การลาออก โดยเฉพาะคนเก่งในองค์กร
  • การบริหารต้นทุนด้านทรัพยากรบุคคล อัตราการลาออกมีผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายที่ต้องไปเสาะหาคนเก่ง ต้องมาฝึกหัดพัฒนาต่างๆ เพื่อเตรียมเข้าสู่งาน ไม่รวมต้นทุนแฝงที่เกิดการสูญเสียโอกาสการดําเนินธุรกิจ หรืองานบางอย่างอาจล่าช้าผิดพลาด

แนวทางที่องค์กรส่วนใหญ่ใช้ในการบริหารจัดการอัตราการลาออกให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม มีดังนี้

  • มีการสํารวจความพึงพอใจ ขวัญกําลังใจและความผูกพันของพนักงานกับองค์กร เพื่อหาแนวทางในการป้องกันและแก้ปัญหาการไหลออกของพนักงาน โดยเฉพาะกลุ่มคนเก่งได้อย่างตรงจุด
  • มีการสัมภาษณ์สอบถามเพื่อเก็บข้อมูลสาเหตุการลาออกของพนักงาน (Exit Interview) เพื่อนํามาวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงว่า การลาออกนั้น เป็น Internal Push เป็นสาเหตุจากแรงผลักภายใน ซึ่งอาจเกิดจากหัวหน้างาน หรือระบบการให้รางวัล ฯลฯ หรือมีสาเหตุจาก External Pull คือ มีแรงดึงจากภายนอกองค์กรมาให้ข้อเสนอที่จูงใจ บางองค์กรมีการกําหนดแผนในการบริหาร ให้มีอัตราการลาออกของบางกลุ่มงานไว้อย่างชัดเจน เพื่อให้เกิดอัตราการหมุนเวียนคนใหม่ๆ ดังนั้น หากมีการสัมภาษณ์อย่างเป็นระบบและนําข้อมูลมาวิเคราะห์ ประเมินแล้ว ก็จะสามารถหาแนวทางดําเนินการได้อย่างเหมาะสมต่อไป
  • มีระบบสอดส่องดูแลและการให้คําปรึกษาที่ดีแก่พนักงาน เพื่อเป็นการป้องกันการสูญเสียคนเก่งคนดีไปจากองค์กร

หากถามว่า Attrition Rate อัตราการลาออกควรเป็นเท่าไรจึงจะเหมาะสม ให้ตอบแบบฟันธงคงยาก เพราะขึ้นอยู่กับนโยบาย กลยุทธ์ขององค์กร และที่สําคัญฝีมือการบริหารคนของผู้นําและ HR ในองค์กรนั้นๆด้วย

Attrition ที่เหมาะสม ขึ้นอยู่กับความคมของการบริหาร

 

“Benefit’’

(อ่านว่าเบน-อิฟิท) หมายถึง สิทธิประโยชน์ที่จัดให้แก่พนักงาน นอกเหนือจากค่าจ้างเงินเดือนตามปกติ หากเราสามารถบริหาร Benefit ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกเหนือจากจะช่วยให้อัตรา Attrition น้อยลงแล้ว ยังจะช่วยเพิ่มความสามารถในการดึงดูด (Attraction) เข้ามา และรักษาพนักงานไว้กับองค์กรได้ด้วย

ตัวอย่างของสิทธิประโยชน์ทั่วไป ได้แก่ การลาพักผ่อนประจําปี รวมทั้งการลาประเภทต่างๆ การจัดสถานที่เลี้ยงบุตร (Day Care) การจัดที่พักอาศัย การเบิกจ่ายกรณีไปอบรมเพิ่มเติมพิเศษ สําหรับสิทธิประโยชน์ที่จัดเป็นพิเศษให้กับผู้บริหารมักจะเรียกว่า Perg หรือ Perk ได้แก่ การเป็นสมาชิกสปอร์ตคลับต่างๆ หรือจัดให้มีรถยนต์และคนขับรถประจําตําแหน่ง เป็นต้น

มักใช้คําว่า Benefit ควบคู่กับ Welfare และเรียกรวมว่า สิทธิประโยชน์และสวัสดิการ ซึ่งครอบคลุมสวัสดิการการรักษาพยาบาล การให้เงินทดแทนเนื่องจากเจ็บป่วยหรือทุพพลภาพ การประกันชีวิต การจ่ายสวัสดิการบํานาญให้แก่ลูกจ้างที่เกษียณอายุ การให้สิทธิการซื้อหุ้นหรือการจ่ายสวัสดิการในรูปของหุ้น การประกันสังคม เงินช่วยเหลือต่างๆ เช่น คลอดบุตร งานมงคลสมรส งานศพ เป็นต้น

การบริหาร Benefit & welfare นั้น ถือเป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลขององค์กรที่สําคัญ จึงต้องมีกลยุทธ์ที่เหมาะสมเพื่อให้เกิดความคุ้มค่า เพราะสิทธิประโยชน์และสวัสดิการเป็นต้นทุนต่อเนื่องขององค์กร และนับวันก็มีแต่จะเพิ่มขึ้น อีกทั้งความต้องการของพนักงานก็เปลี่ยนแปลงไปด้วย ดังนั้น องค์กรสมัยใหม่อาจจะกําหนดกลยุทธ์ในการบริหาร Benefit & Welfare ได้ดังนี้

  • ใช้กลยุทธ์ Customize Approach คือ จากเดิมที่จัดให้พนักงานทุกคนได้รับสิทธิประโยชน์และสวัสดิการเหมือนกันทั้งองค์กร เพื่อให้เกิดความเสมอภาคนั้น เราอาจจะพิจารณาจัด Benefit & Welfare ให้สอดคล้องกับข้อมูลประวัติของพนักงาน (Profile) ที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น Customize ให้ตรงตามช่วงอายุ เพศ Life Style ลักษณะงาน หรือที่เรียกว่า Flex Benefit หรือจัดสิทธิประโยชน์ที่ตรงกับรูปแบบธุรกิจขององค์กร เช่น ธุรกิจการบิน มีการจําหน่ายตั๋วเครื่องบินราคาพิเศษให้กับพนักงานธุรกิจโทรคมนาคม จัดให้มีค่า Air Time ราคาพนักงาน และธุรกิจรถยนต์ มีการปรับราคารถให้พนักงานได้ซื้อในราคาประหยัด เป็นต้น ซึ่งจะช่วยส่งเสริมให้เกิด Brand Loyalty และทั้งหมดนั้นก็จะทําให้การลงทุนในเม็ดเงินที่ใช้ในการดูแลพนักงานเกิดความคุ้มค่า เพราะตรงใจพนักงาน ทําให้สามารถครองใจพนักงานได้ด้วย
  • ใช้กลยุทธ์การสื่อสาร เพื่อให้พนักงานรับทราบสิทธิประโยชน์และสวัสดิการอย่างต่อเนื่อง โดยมีวิธีการสื่อสารที่ทําให้พนักงานรู้สึกถึงความเป็นห่วงเป็นใยในชีวิตการทํางานของพนักงานจากทีมผู้บริหาร ซึ่งจะมีส่วนเสริมสร้าง Employee Relation ได้เป็นอย่างดีด้วย

ปัจจุบันมีหลายองค์กรได้จ้างบริษัทที่ปรึกษา มาทําการศึกษาความเหมาะสมและความคุ้มค่า ในการบริหารสิทธิประโยชน์และสวัสดิการขององค์กร โดยพิจารณาจากข้อมูลการใช้สิทธิประโยชน์และสวัสดิการของพนักงาน หากพบว่ามีสิทธิประโยชน์และสวัสดิการด้านใดที่ไม่นิยมใช้ หรือพนักงานไม่ค่อยรับรู้ ก็สามารถนําสิทธิประโยชน์และสวัสดิการด้านนั้นมาปรับให้ตรงความต้องการของพนักงาน และนํามาเป็นข้อมูลในการสื่อสารแก่พนักงานต่อไปได้

หากสามารถบริหารจัดการ Benefit ได้อย่างตรงใจพนักงาน และคุ้มค่าต่อการลงทุนขององค์กรแล้วเมื่อนั้นจึงจะถือว่าเป็น Benefit ที่ fit กับพนักงานและองค์กรได้อย่างแท้จริง